Retour sur la journée de formation des secrétaires paroissiales – 28 février 2022 – Verdun

Lundi 28 février, le hall d’accueil de la maison diocésaine s’est animé à 9h30.

Accueillies par Monseigneur Gusching, par Mmes Florence ROBERT, son assistante et Marie-Noëlle SIMONET, responsable du Service de Formation, une douzaine de secrétaires paroissiales reprenaient des forces grâce à un bon café ou à du jus d’orange, accompagnés de beignets (merci, Florence !)

Rassemblées dans la salle de l’étage, chacune se présente et exprime ses préoccupations et attentes pour cette journée. Seules, deux paroisses sur les vingt que compte notre diocèse ne sont pas représentées.

Principaux besoins exprimés :

–        Un partage des tâches plus clair (qui fait quoi ?)

–        Une harmonisation des règles d’une paroisse à l’autre.

–        Une meilleure information sur ce qui se vit dans la paroisse

–        Des consignes précises concernant la tenue des registres.

A l’aide d’un Powerpoint, Florence donne une vue générale du diocèse,

après quoi nous passons dans les différents Services diocésains (catéchèse et catéchuménat, pèlerinages, pastorale des familles, Formation des adultes, Communication) sans oublier l’oratoire et la salle de RCF. Merci aux responsables de ces Services pour leur accueil, leur présentation et les documents fournis.

C’est alors que nous tournons nos regards vers le Christ afin de méditer sur la façon dont il a accueilli les personnes qui venaient à Lui.

Vous trouverez ci-dessous les liens pour visualiser le diaporama, pour chanter le chant et le texte de la méditation à lire sur chaque diapositive :

DIA PRIERE  (pdf)             DIA PRIERE  (pptx)

Texte de la méditation (pdf)

Une étude de cas permet des réactions fructueuses en petits groupes, suivies d’une mise en commun et d’un libre échange avec Mgr GUSCHING.

Les points d’insistance de notre évêque :

–        La disponibilité, le ton et le sourire sont très importants.

–        Ne commencez pas par un interrogatoire administratif

–        Les gens, bien souvent, ne retiennent que l’accueil.

–        Surtout, ne pas accueillir avec des interdits.

Un nouveau Powerpoint permet de se donner dix repères pour une écoute bienveillante et de dégager la spécificité de l’écoute pastorale, à l’image de celle du Christ.

Retrouver ci-dessous le diaporama ainsi que le texte d’une conférence de Monseigneur Papin, évêque de Nancy :

L’accueil paroissial- repères pdf     L’accueil paroissial- repères (pptx)   LA DIMENSION PASTORALE DE L pdf

Après un bon repas servi à l’évêché (merci Mireille ! ), nous visitons le site internet du diocèse et celui du Service de la Formation. Nous savons maintenant où trouver les informations nécessaires et comment nous former. Puis, nous échangeons librement entre nous et avec Mgr GUSCHING.

Ont été exprimés les points suivants :

–        Les fréquentes coupures d’internet quand on travaille sur le bureau distant.

–        La question des liens avec l’EAP ( Assister aux réunions ? Ou au moins en recevoir les comptes-rendus…)

–        Le besoin de rencontrer le prêtre (au moins une demi-heure/semaine)

–        La question de l’habilitation à signer les actes de baptême et autres documents.

–        Le désir que le profil de poste soit bien clair et qu’à partir de là puisse se faire une relecture de la mission, par quelqu’un d’autre que le curé.

–        Pour l’organisation du travail , mettre noir sur blanc « qui fait quoi »

–        Pour toute question, pour exprimer des besoins en formation, s’adresser à Florence.

Pour approfondir :

A 15 h, arrivent Monsieur Claude LIENHART, chancelier, Sœur Anne-Marie, secrétaire à la chancellerie et M. Alexandre GRAFFE, secrétaire pour tout ce qui concerne les registres. Ils répondent aux questions concernant la tenue des registres et les lois (du droit civil et du droit canon) qui régissent les durées de conservation des différents documents et leur degré de confidentialité. (voir feuille de M. l’Abbé Benoît BIZET)

Le « Directoire canonique et pastoral pour les actes administratifs des sacrements. » est distribué aux personnes qui ne l’ont pas dans leur paroisse.

Quelques remarques de Mgr GUSCHING : Ne pas oublier que

–        La décision revient toujours au pasteur.

–        Si les gens n’osent pas venir nous voir, c’est que l’on récupère tous les interdits posés dans le passé… Quand ils ne sentent pas en règle, ils pensent que l’Eglise n’a plus rien à leur apporter. Alors, quand nous sommes obligés de dire « non », il nous faut quelque chose à proposer à la place. 

Ce sont des secrétaires heureuses de leur journée qui reprennent la route non sans avoir évalué la journée :

 L’ensemble de la journée

Intéressante, très bonne, (très) agréable, très riche, positive, très accueillante, très enrichissante. Très bonne ambiance.

Bien structurée.

Nécessaire et même indispensable surtout pour les personnes qui débutent. Une journée qui a ouvert des portes

Ce qui a été apprécié

Relationnel

Nous avons été écoutées.

Nous avons déjà des réponses à nos questions.

Pouvoir faire connaissance, rencontrer d’autres secrétaires.

Partager des problèmes communs permet de se rassurer.

Avoir les retours des autres.

Moments d’échanges agréables.

Excellent partage avec d’autres secrétaires avec qui échanger sur nos manières de travailler.

C’est important de partager nos questions, notre vécu, nos attentes…

La confrontation des différents points de vue et le ressenti des participants sont très édifiants.

Le moment du repas a été très sympathique.

Pouvoir faire connaissance des personnes des Services, attribuer un visage,

Nous avons une idée plus précise des personnes à contacter lorsque  nous rencontrons des problèmes

Contenu

Ont été appréciées

–        La diversité des thèmes abordés :

–        Une première approche sur la catholicité, les droits par rapport aux certificats de baptême

–        La réflexion sur l’accueil pastoral

–        Une revisitation du site diocésain qui me donne des pistes à exploiter.

–        Tout (à refaire !)

Et pour demain ?

–        Une continuité serait bienvenue

–        A refaire !

–        A refaire en journée complète

–        Refaire sur des thèmes bien précis : mariage, baptême

–        Voir la question des dossiers administratifs sur les mariages (4 X demandé)

–        Une continuité à cette journée sera la bienvenue (pas forcément à Verdun, et à une fréquence pas trop rapprochée)

–        Une demi-journée suffirait s’il n’y a qu’un thème.

–        Formation Word, Excel

REMERCIEMENTS

–        A Mgr GUSCHING (pour sa présence et le repas !)

–        Aux personnes organisatrices

–        A sœur Anne-Marie, M. Lienhart, M. Graffe.

–        Aux responsables des Services.

Une question

Une demande

Le côté administratif nous demande d’être « prudents ». Serons-nous dans ces conditions « accueillants » ?

Une attention particulière à la communication . Que les informations soient envoyées en Word ou PDF