Site de Benoite Vaux

Convention

« Pour un diocèse, un sanctuaire est à la foi une chance et un défi. C’est une chance parce que le sanctuaire rassemble des pèlerins qui viennent de tout le diocèse et aussi de l’extérieur, parce qu’il répand le message évangélique et qu’il a le rayonnement d’un centre spirituel, parce qu’il accueille ceux qui sont plus ou moins loin de l’église, ceux qui désirent renouer avec elle sans trop se faire remarquer. En revanche, c’est un défi parce que se pose forcément des problèmes d’articulation avec les paroisses immédiates et avec l’ensemble du diocèse, parce que le risque est grand d’y voir accourir une frange de chrétiens quelque peu en marge de leur église locale » (charte des sanctuaires, article 25)

La volonté de l’évêque de Verdun et de l’Association immobilière du Barrois, propriétaire du site, est aussi d’accueillir dans le lieu et dans le respect de son caractère propre, toute personne et tout groupe non confessionnel qui cherche là un lieu de réunion, de restauration et d’hébergement.

Entre

  • le diocèse de Verdun et l’Association Immobilière du Barrois, représentée par monseigneur GUSHING, évêque de Verdun,
  • L’Association Benoite Vaux Accueil (BVA), représentée par sa présidente, Madame Marie Cécile GIANGRANDI
  • Le site marial de Benoite Vaux et son équipe pastorale représentés par l’abbé Ludovic M’Bongo, curé de la paroisse Val de Marie et sœur Pallicka représentant la communauté religieuse à Benoite Vaux.

Il a été convenu ce qui suit :

1 – L’Association Immobilière du Barrois,

propriétaire du site et des bâtiments met gracieusement ceux-ci à disposition de Benoite Vaux accueil. Néanmoins, si le bail emphytéotique règle les obligations de chaque partie vis-à-vis des bâtiments, il est cependant nécessaire de prévoir les dispositions suivantes relatives à la pastorale.

2 – Benoite Vaux Accueil

(association loi 1901 régie selon ses propres statuts)

  • est gestionnaire des bâtiments du site de Benoite Vaux, en assure l’entretien et réalise les investissements nécessaires, suivant le bail emphytéotique.
  • a en charge la responsabilité de l’accueil, de la restauration et de l’hôtellerie. A ce titre BVA embauche le personnel nécessaire, paie les salaires et charges. BVA encaisse les recettes et paie toutes les factures liées aux activités d’accueil, restauration et hôtellerie (sauf disposition de l’article 4)
  • A en charge la promotion du site en tant que lieu d’accueil tout public
  • gère le magasin du site (magasin dit « notre Dame »)

De plus BVA offre gracieusement un logement chauffé et éclairé au prêtre résidant sur le lieu (l’hébergement de la communauté des religieuses fait l’objet d’une autre convention)

3 – l’équipe pastorale

sous la responsabilité de l’évêque ou de son représentant

Se compose de :

  • Le curé de la paroisse Val de Marie
  • La communauté des religieuse de la congrégation St Joseph de saint Marc, dont l’une sera responsable de l’équipe avec le curé de la Paroisse Val de Marie.
  • De deux personnes choisies par le curé : une personne résidant sur la paroisse, l’autre hors paroisse.
  • Un représentant du CA de BVA

L’équipe pastorale veille à la dimension spirituelle et chrétienne du lieu. Elle aura à cœur de développer et à la promouvoir. Elle fera en sorte :

  • Qu’une messe soit assurée sur le lieu chaque dimanche et fête
  • Que des moments de prière soient assez régulièrement offerts au public (office du dimanche après-midi par exemple)
  • Que soient proposées des rencontres de réflexion, des événements à caractère spirituel… (en harmonie avec le calendrier diocésain)
  • Que les lieux « spirituels » du site soient accueillants, notamment la salle cultuelle, l’église et l’oratoire.

Le pèlerinage annuel diocésain du mois de septembre sera sous la responsabilité de l’évêque ou de son représentant avec une équipe dont  le directeur de BVA fait partie. Les recettes et les dépenses inhérent à l’organisation du pèlerinage annuel de Benoite Vaux (Diocèse en fête) sont  destinées à BVA.

L’équipe pastorale dispose de l’église, de la salle cultuelle, de l’oratoire et d’un bureau pour les religieuses.

Elle en assurea la gestion et aura à sa charge les frais de chauffage, d’eau et d’électricité. Les compteurs étant uniques pour l’ensemble du site, l’estimation de ces frais fera l’objet d’un accord annuel entre BVA et l’équipe pastorale sous la responsabilité de l’évêque ou son représentant (1) Cette participation sera réévaluée annuellement suivant l’indice INSEE (référence des loyers du 3e trimestre 2017 ; 126.46 pts).

Toutefois la salle cultuelle pourra à certaines occasions, être mis à la disposition de BVA pour des réunions ou des manifestations diverses (mais toujours dans le respect du caractère propre du lieu). L’agencement de la salle cultuelle en salle de réunion et son réaménagement en lieu cultuel seront à la charge de BVA. Le calendrier d’occupation de la salle cultuelle sera géré par le directeur de BVA ou son mandant et le responsable de l’équipe pastorale. En cas de conflit de dates mais avant réservation, on privilégiera les manifestations cultuelles.

4 – La répartition du produit des quêtes et troncs

Les produits des dons, quêtes et troncs, à l’exception des offrandes de messe (2) les produits des cierges et les produits des manifestations organisées dans l’église et dans la salle cultuelle reviendront à BVA, y compris l’ensemble des quêtes durant le pèlerinage annuel.

Feront toutefois exception

  • 50% des quêtes ordinaires (3) des dimanches et fêtes, la totalité des quêtes impérées et les offrandes de mariages ou d’obsèques, les honoraires liés à ceux-ci, iront à la caisse de la paroisse Val de Marie qui les gérera selon les règles en vigueur dans le diocèse.
  • 50% des quêtes ordinaires (3) des dimanches et fêtes iront dans la caisse de l’équipe pastorale de Benoite Vaux (sur l’actuel compte “sanctuaire“)
  • Le tronc fleurissement et entretien ira à l’équipe pastorale.

La caisse de l’équipe pastorale aura à sa charge la contribution au chauffage, eau, électricité de l’église, de la salle cultuelle et de l’oratoire, les frais de culte, de ménage. les frais générés par ses propres initiatives en matière de promotion d’activités spirituelles (y compris les frais de location de salle de réunion). Par contre la caisse de l’équipe pastorale encaissera les recettes générées par les activités pastorales dont elle aura l’initiative, y compris si c’est une quête au cours d’une messe.

Si pour ses activités pastorales, la paroisse du Val de Marie a besoin de locaux autres que l’église ou la salle cultuelle, l’occupation par Val de Marie sera soumise aux mêmes conditions que tout autre utilisateur et s’adressera à BVA. Toutefois, un accord amiable pourrait être convenu en cas d’une utilisation régulière d’une ou l’autre salle.

NB :

  • 1) Pour la période 2017-2018, l’estimation convenue est de 2500 €, payable par moitié à l’échéance des deux semestres.
  • 2) Les honoraires de messe seront sur un compte « messe Benoite Vaux », il sera sous la responsabilité du prêtre du lieu 
  • 3) La répartition en deux parts égales sera peut-être à réévaluer vu les charges de l’équipe pastorale d’une part, de la paroisse d’autre part, il faut que ce soit viable pour chacune des parties ; un ajustement pourra se faire entre paroisse et équipe pastorale.

Cette convention prend effet au 13/5/19. Elle est valable pour un an. En septembre 2020, elle sera renouvelée ou amandée par les parties signataires.

Fait à Benoite Vaux le 13 mai 2019

  • L’évêque de Verdun, 
  • Le président de BVA
  • Le responsable de l’équipe pastorale
  • Le curé de la paroisse Val de Marie

 

CONTRAT DE LA MISE A DISPOSITION

DE LA SALLE NOTRE DAME ET DE LA CUISINE

(avec traiteur)

 

Entre                                                                                                               et

L’association Benoite Vaux Accueil                                                    

55320 Benoite Vaux                                                                                 

Représentée par Bernard Folliot, Directeur                                                   

D’une part                                                                                                     d’autre part

 

 

Il a été convenu ce qui suit :

 

 

Article 1

L’association Benoite Vaux Accueil s’engage à mettre à la disposition de ……………………….………………… les locaux cités dans l’article 2 pour le week-end du …………………………………………………………………………. Avec installation possible dès le vendredi ……………………………..

 

 

Article 2

La location concerne la cuisine et la salle Notre Dame des familles. Le montant est fixé à 800 € pour l’ensemble (avec traiteur).

La salle Notre Dame des familles sera mise à disposition dès le ……………………………………… à 9h00 jusqu’au ………………………………………………………………… pour le rangement.

Un acompte de 200 € est versé à la signature du contrat. En cas d’annulation moins d’un mois avant la date prévue. L’acompte sera conservé par l’Association Benoite Vaux Accueil à titre de frais de dossier.

 

 

Article 3

Outre le montant de la location, un chèque de 500 € à l’ordre de Benoite Vaux Accueil est demandé en guise de caution. Celui-ci ne sera pas encaissé et vous sera rendu après règlement. Ils vous incombent de rendre les locaux rangés et nettoyés conformément aux normes d’hygiènes en vigueur, et sans aucune dégradation, dans les délais convenus.

Tout dépassement de l’échéance convenue pour la restitution des locaux pourra donner lieu à facturation.

Une copie de votre attestation d’assurance responsabilité civile devra nous être fournie dès la réservation.

 

 

Article 4

4.1 La cuisine sera occupée par le traiteur que vous aurez sélectionné, celui-ci aura à sa disposition des fours, réfrigérateurs, gazinière, et plan de travail.

Les ustensiles de cuisine ne sont pas compris dans la prestation. Les poubelles, bouteilles vides, reste de repas, … devront être débarrassés par vos soins.

Dans le cas contraire, une redevance pour ordures ménagères de 35 € vous sera facturée.

 

4.2 Le podium de la salle Notre Dame des Familles sera partiellement à votre disposition. Avant la location le matériel habituellement utilisé sur le podium aura été regroupé et occulté sur la partie située à droite de l’escalier central.

 

4.3 Vous n’aurez pas accès au matériel de sonorisation de la salle.

 

Article 5

Sont formellement interdits sur le site de Benoite Vaux :

 

Les pétards et feux d’artifice (sauf autorisation du maire de Rambluzin et Benoite Vaux.

Les bruits extérieurs de la musique de manière à perturber le repos des voisins.

 

Article 6

La vaisselle peut-être également mise à votre disposition si le nombre de convives est inférieur à 100 personnes. Le tarif de location a été établi à 0.25 € l’assiette, 0.25 € le verre, 0.25 € l’ensemble des couverts et 0.25 € la tasse à café et sous tasse.

Dans ce cas merci de nous indiquer le nombre de pièces à fournir.

 

En cas de vaisselle cassée ou manquante, la barème suivant sera appliqué :

 

Assiette plate ; 1 €                                                      couvert : 0.80 €

Assiette à dessert 0.90 €                                          tasse à café et sous tasse : 1.10 €

Verre à pied ; 1.80 €                                   coupe à champagne : 1.60 €

 

Article 7

La mise en place, le repas, le service et la vaisselle sera assuré par votre traiteur. Le rangement et le nettoyage de la salle seront assurés par vous-même.

 

La décoration de la salle sera réalisée par vos soins et devra être retirée à l’issue de la manifestation.

En cas de nécessité, le matériel de ménage pourra être réservé auprès de l’association Benoite Vaux Accueil (les produits d’entretien restants à votre charge).

 

En cas de non-respect de ces consignes, des frais de nettoyage et de remise en état des locaux seront facturés au montant forfaitaire de 150.00 €.

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Mettre à votre disposition des locaux propres dès votre arrivée sur le site.

Chercher à vous satisfaire en toute circonstance.

Vous restituer la caution si toutes les conditions contractuelles sont respectées

 

 

Fait à Benoite Vaux                                                                    Fait à ……………………………..

Le …………………..                                                                           Le ……………………………………

En 2 exemplaires originaux

 

Bernard BRAIBANT                                                                    Nom et signature précédés

Attaché de direction                                                                 de la mention lu et approuvé

 

 

Vous venez de réserver une ou des salles à Benoite Vaux Accueil en vue d’une fête de famille sur le site de Benoite Vaux.

Suite à diverses plaintes, nous attirons particulièrement votre attention sur l’article 5 du contrat interdisant tout bruit et musique en extérieur, de nature à perturber le repos des voisins.

Par votre signature ci-dessous vous reconnaissez avoir été informé et vous engager à faire respecter cette clause par vos invités.

                                           

Bon pour accord le ………………………………